Business Intelligence: o guia absolutamente completo para sua empresa

O conceito amplo de Business Intelligence foi resumido pela Forrester Research, uma das empresas de pesquisa e consultoria mais influentes do mundo, como “um conjunto de metodologias, processos, arquiteturas e tecnologias que transforma dados brutos em informações úteis e significativas usadas para possibilitar insights e decisões estratégicas, táticas e operacionais mais eficazes”.

Neste artigo, além de apresentar uma visão geral sobre o Business Intelligence, mostrando qual é seu papel na gestão empresarial, vamos mostrar para que ele serve, como ele funciona, como pode ser utilizado como ferramenta estratégica e muito mais. Confira!

O que é Business Intelligence e para que ele serve?

Conforme já adiantamos, o termo Business Intelligence (BI) refere-se a métodos, ferramentas, tecnologias, aplicações e práticas usadas para coletar, integrar, analisar e apresentar os dados brutos de uma organização, a fim de criar informações comerciais perspicazes e acionáveis.

Quando falamos em um software de BI, estamos falando de uma solução composta por uma combinação de aplicativos de análise de dados e dados de vários tipos normalmente usada para fornecer uma elevada capacidade de tomar decisões inteligentes e em tempo hábil.

O pensador Benjamin Franklin disse que havia apenas duas certezas na vida: a morte e os impostos. Isso é especialmente verdade no mundo dos negócios. Os líderes empresariais estão constantemente diante de condições econômicas instáveis, elevação da complexidade tributária, aumento da concorrência e mudança do comportamento do consumidor. O que se sabe com certeza é que nada é certo.

Nesse sentido, o BI como estratégia — mais do que apenas tecnologia — oferece uma maneira de superar essa incerteza.

Com o BI, os gestores têm a capacidade de analisar as condições de mercado, o desempenho de seus negócios e a concorrência para projetar as condições futuras, o que permite aproveitar esse conhecimento para tomar decisões estratégicas de negócios.

Assim, se fôssemos resumir a serventia do Business Intelligence para os negócios em alguns tópicos, diríamos que ele é útil para:

• acelerar e melhorar a tomada de decisões;
• otimizar processos internos de negócios;
• aumentar a eficiência operacional;
• criar condições para gerar e conduzir novas receitas;
• ganhar vantagens competitivas sobre os rivais do mercado;
• identificar as tendências (de consumo, de comportamento dos consumidores, de ações da concorrência etc.);
• identificar problemas de negócios que precisam ser resolvidos.

Outros elementos operacionais cruciais do BI consistem em armazenamento de dados, processo de carga de transformação, data warehousing e apresentação analítica. Quanto mais a cultura analítica é absorvida pela diretoria do negócio, melhor a plataforma de Business Intelligence é utilizada para gerar planos de ação, mensurar resultados e prever o futuro.

Como funciona o Business Intelligence na prática?

Todas as organizações podem se beneficiar de uma solução de Business Intelligence, mas aqui estão alguns indicadores claros de que o gestor deve implementá-la o quanto antes:

• quando há necessidade de integrar dados de vários aplicativos de negócios ou fontes de dados;
• quando há falta de visibilidade nas operações, finanças e outras áreas da empresa;
• quando há necessidade de acessar dados comerciais relevantes de maneira rápida e eficiente;
• quando é preciso aumentar o volume de usuários que exigem e acessam informações e mais usuários finais que precisam de recursos analíticos;
• quando do crescimento rápido da empresa ou uma fusão/aquisição recente ou pendente;
• quando da introdução de novos produtos e/ou serviços no portfólio;
• durante atualizações dentro do ambiente de TI.

Quando algumas empresas começam a usar ferramentas e metodologias de BI, elas cometem um erro comum: acham que vão encontrar e medir apenas o que está funcionando bem. O BI existe exatamente para encontrar o que está errado, os gargalos e as informações estranhas.

Ele é bastante útil para medir o que é bom, mas é ainda mais importante na mensuração e no entendimento do que não está funcionando.

Geralmente, há algo errado se as ferramentas tecnológicas fornecem apenas informações que os gestores já conhecem. Eles precisam encontrar o que podem melhorar: um fluxo de informações truncado, um processo interrompido, um problema com seus funcionários etc.

Ao cruzar informações de diferentes bancos de dados, é possível obter esses dados e o aplicativo de BI se torna ainda mais fundamental.

Mas, uma vez que as falhas foram detectadas, o que fazer? Usar o Business Intelligence para conhecer e analisar os riscos é muito importante para tomar as decisões certas. Se o gestor já conseguiu listar seus principais riscos, é hora de verificar a probabilidade de eles acontecerem e, em caso afirmativo, o impacto disso na empresa.

Como o Business Intelligence pode ser utilizado como ferramenta estratégica?

Toda empresa tem seu próprio conjunto de metas e objetivos. A partir disso, são traçados planos de ações, projetos e projeções. Em suma, toda organização tem uma estratégia, ainda que nem todas a elaborem de maneira muito sofisticada.

Pensemos em uma companhia que estima crescer 20% ao ano. Seus gestores colocam muitos recursos (humanos, tecnológicos, financeiros etc.) para atingir essa meta de expansão. Mas como saber quais são os elementos exatos a serem aprimorados para atingir esse objetivo? E como ter a certeza de que ele foi alcançado no período desejado (mensal, trimestral, anual e assim por diante)?

O Business Intelligence permite à alta hierarquia dos negócios a realização de análises de desempenho passado e a revisão das entradas e saídas para determinar as mudanças necessárias para chegar a uma determinada meta. Ele também favorece a projeção de futuro, uma vez que suas ferramentas possibilitam simular situações e estatísticas e, ao final do processo, favorecem a mensuração dos resultados.

O grande trunfo de uma plataforma de BI é que ela reduz consideravelmente o tempo de análise. Por meio de gráficos e relatórios de fácil interpretação, os administradores de negócios conseguem interpretar os dados sem tanto esforço — é muito mais simples do que consolidar certas planilhas de Excel, por exemplo.

Pense no BI como uma imagem que representa três camadas:

1. a origem dos dados de várias fontes;
2. o data warehouse;
3. a camada de visualização e/ou insights, na qual os dados são apresentados em seções para análise e relatório.

Dentro da camada de origem do BI, haverá vários formatos e tipos diferentes de dados. Compilá-los é um desafio. O BI, então, vem com recursos de metadados para avaliar e extrair informações reais desse conjunto gigante de dados. O fim do processo, então, seria a apresentação gráfica, ou, em termos bem simples, as respostas para as perguntas realizadas pelos gestores.

Como as empresas estão utilizando o Business Intelligence?

O Business Intelligence é usado, essencialmente, para direcionar a tomada de decisões, das tarefas diárias táticas até o direcionamento estratégico dos negócios. Para entendermos ainda mais como ele funciona na prática, confira, a seguir, alguns exemplos de aplicabilidade.

Análise de contato e interação em contact center

A análise de interação com o cliente é uma iniciativa-chave de Business Intelligence em muitos call centers. Ela é usada para monitorar 100% das chamadas feitas e identificar automaticamente os principais padrões de áudio para destacar comportamentos e frases vencedoras.

Os líderes de negócios, então, têm acesso ao BI em tempo real para analisar dados que mostram como os funcionários de alto desempenho estão tendo chamadas bem-sucedidas. O outro lado disso é que a análise de interação também identifica os padrões e frases usados ​​em chamadas que não tiveram um bom resultado, alertando sobre problemas e comportamentos que precisam ser alterados. Um benefício adicional é a conformidade — ao monitorar e analisar 100% das chamadas, os supervisores podem garantir que vão conseguir identificar o que precisa ser melhorado.

Análise de negócio fechado na área comercial

Outra importante iniciativa de Business Intelligence é realizar algumas análises de ganhos/perdas de vendas. Muitos sistemas de BI vêm com análises integradas que podem ajudar a criar relatórios detalhados sobre transações anteriores. Esses reports podem destacar semelhanças entre negócios passados ​​vencidos e perdidos.

Assim, os gestores comerciais são capazes de destacar as razões pelas quais as ofertas estão ou não fechando, como questões de geografia, sexo, idade do consumidor etc.

A análise de ofertas fechadas pode responder a perguntas importantes e ajudar a gerência a aprimorar sua abordagem de entrada no mercado, além de facilitar a integração com a área de marketing. Com informações sempre atualizadas e corretas, é possível criar ações mais acertadas de captação de leads, relacionamento e preparação para uma abordagem de venda mais certeira.

Análise de tráfego na web para potencializar estratégias de marketing

Soluções de BI também são muito úteis na área de marketing, especialmente para as empresas que já transformaram suas estratégias e estão aproveitando o ambiente digital.

Uma das ferramentas de BI mais comuns para quem atua com marketing digital é, provavelmente, o Google Analytics. Essa solução fornece algumas informações importantes sobre os visitantes do site da empresa. Com ela, é possível configurar relatórios e alertas de e-mail para ver dados como tempo gasto na página e na página de referência e o tipo de tráfego, ou seja, se é orgânico ou se advém de publicidade paga, por exemplo.

O Google Analytics e outras ferramentas semelhantes também podem mostrar o domínio web do visitante, ajudando o pessoal de marketing a ver quais empresas estão indo para o portal e com quais páginas elas estão interagindo.

Em resumo, as ferramentas de BI, como o Google Analytics, fornecem dados inestimáveis ​​que ajudam a entender o desempenho de cada uma das páginas web preparadas para conduzir os consumidores por uma jornada de compra rápida e eficiente.

Em quais áreas da empresa o Business Intelligence pode ser aplicado?

O “poder panorâmico” de uma solução de Business Intelligence é realmente real. Normalmente, as empresas a implementam justamente para integrar analiticamente todos os seus departamentos, o que facilita uma visão orientada a dados em 360 graus.

Confira, a seguir, algumas maneiras de explorar as potencialidades do BI em diferentes áreas de uma organização!

Na área comercial

Uma solução de BI melhora as margens de lucro de milhares de empresas de varejo, manufatura e distribuição. Ela permite identificar onde as vendas estão indo bem e onde é necessário melhorar.

O rastreamento de dados comerciais em um nível de cliente individual pode revelar tendências e oportunidades para melhor posicionar o negócio em termos de crescimento e estabilidade.

Entendendo o que os consumidores estão comprando e o que eles não estão, o gestor poderá direcionar planos de ação mais eficazes para sua equipe de vendas. Isso o ajudará a identificar áreas potenciais para aumentar o lucro dentro de uma base de clientes existente ou na carteira de prospects.

No gerenciamento de inventário

Ter estoque é geralmente prejudicial para qualquer negócio. Uma boa solução de BI permite o uso de dados para analisar a cadeia de suprimentos e garantir níveis mínimos de armazenamento de mercadorias. Ela também ajuda a navegar pelas mudanças sazonais e a identificar modificações na demanda do consumidor.

Veja como o BI ajuda no gerenciamento de inventário:

• stock on hand: permite visualizar rápida e facilmente quanto estoque de determinado produto está disponível;
• medição de excedente: é possível usar dados históricos de vendas e compará-los com o estoque disponível. Se os dados históricos mostrarem que a empresa vende pouco um item, mas que há muitas unidades em estoque, é possível agir rapidamente (fazer uma promoção, por exemplo);
• detecção de falta iminente: se os dados históricos mostrarem que as vendas específicas estão aumentando ou que um produto tem um longo tempo de espera do fornecedor, a empresa corre o risco de subestimar esses itens. Isso pode levar a problemas com o cumprimento dos pedidos dos clientes. O BI pode alertar em tempo hábil para que o time de compras faça boas negociações com os fornecedores;
• deadstock: o estoque que está nas prateleiras, não sendo vendido, pode ser caro. A utilização do BI para analisar o disponível versus as unidades vendidas ao longo de um ano pode alertar a equipe sobre o “estoque morto”. O BI ajuda a tomar rapidamente decisões baseadas em dados sobre como minimizar o inchaço do inventário.

Na administração de finanças

Um software de Business Intelligence bem utilizado ajuda a simplificar a análise de dados financeiros. Demonstrações financeiras são apenas a ponta do iceberg. A solução de BI certa pode combiná-las e interpretá-las em tempo real para melhorar a receita e gerenciar os gastos.

Lucros e perdas, balanços e fluxo de caixa podem ser analisados ​​usando dashboards, gráficos e tabelas para melhor gerenciar a saúde financeira do negócio.

O BI também é útil para ajudar os gestores a resolver o desafio de gerenciar descontos. O que antes era um processo caótico agora é facilitado. A solução elimina folhas de cálculo dolorosas e aponta margens de lucro em poucos cliques.

Na área de TI

Uma boa solução de BI é aquela que é fácil de usar. Qualquer um pode criar seus próprios relatórios e detalhar exatamente o que for necessário. É simples de entender, mesmo para pessoas sem conhecimentos técnicos.

Essa é uma grande vantagem para o departamento de TI, que tradicionalmente é o único capaz de executar relatórios complexos. À medida que mais dados estão disponíveis para as empresas, os departamentos de TI estão sob maior pressão para gerar relatórios mais rápidos, levando a erros.

Com o BI de autoatendimento, os líderes das diversas áreas controlam seus dados. Assim, o departamento de TI pode se concentrar na eficiência e no desempenho e contribuir de maneira mais eficaz para os negócios.

Quais são as vantagens de investir em Business Intelligence?

Veja, a seguir, um detalhamento dos principais benefícios do investimento em uma solução de BI.

Tomar decisões baseadas em fatos reais

A tecnologia de BI para toda a empresa pode ajudar os líderes a ler e analisar dados detalhados do cliente e da produção, informações financeiras e muitos outros aspectos do negócio, de diferentes maneiras.

Os relatórios e gráficos gerados ajudam a gerência a tomar decisões baseadas em fatos, como em quais produtos/serviços devem concentrar esforços de desenvolvimento ou fabricação, por exemplo.

Melhorar as vendas e as negociações

Os sistemas de BI e os relatórios que eles geram podem ser um grande trunfo para a força de vendas. Eles podem fornecer acesso a dados em tempo real sobre volumes de negociações fechadas, tendências e melhorias, juntamente com as preferências do cliente.

O sistema também é ideal para identificar mercados inexplorados. Obter insights sobre o comportamento do cliente é importante, pois pode ajudar nas ações de marketing, auxiliar os vendedores com direcionamentos claros etc.

Identificar novas oportunidades

Os sistemas de BI podem ajudar a empresa a identificar tendências de mercado e comparar seus pontos fortes e fracos em relação aos concorrentes. Eles também ajudam os tomadores de decisão a responder às oportunidades com mais eficiência, identificar os clientes mais lucrativos e avaliar as reclamações mais frequentes e pertinentes dos consumidores.

Desenvolver a competitividade do negócio

Muitas organizações gastam tempo e recursos procurando as informações certas de diferentes fontes. Isso se torna ainda mais desafiador quando a gerência busca uma compreensão profunda das tendências de negócios.

E, assim que encontrar as informações pertinentes, o gerenciamento ainda precisará converter, mesclar e relatar os dados adequadamente. No entanto, com o sistema de BI, as informações vêm de um único lugar e podem ser rapidamente avaliadas e convertidas em relatórios. Isso economiza tempo e energia; em suma, aumenta a inteligência competitiva.

Como implementar o Business Intelligence na sua empresa?

Uma implementação de BI funciona melhor quando é feita de maneira gradual, ou em etapas. Normalmente, os especialistas recomendam cinco pontos sobre os quais é preciso se debruçar nesse processo. Confira a seguir.

Reúna seus requisitos de análise e relatório

Uma prática recomendada é envolver todas as partes interessadas da equipe executiva na definição dos requisitos de análise e relatório necessários para elevar a inteligência do negócio.

Quando a organização tem um bom planejamento estratégico, meio caminho já está andado, pois os direcionamentos traçados ajudam a elencar as perguntas que o BI precisa responder.

Divida o projeto de implementação em várias fases

A divisão do projeto de implementação em várias fases permite um processo de interação mais consistente com as partes interessadas. Isso não apenas gera mais feedback que pode ajudar o gestor a orientar e corrigir o andamento da implementação, como também o impede de tomar decisões precipitadas e depois descobrir que a direção errada foi escolhida.

Selecione a prioridade das fases

Agendar as fases depende muito da dinâmica e da política interna da organização. Mas ao descobrir os cronogramas e prioridades, considere o seguinte:

• quais áreas da empresa podem se beneficiar mais de uma fase específica?
• Quais fases afetarão mais a organização?
• Algumas fases são mais complexas ou podem ter desafios adicionais?
• Quais departamentos tendem a adotar o BI com mais facilidade?
• Quais áreas têm tempo e flexibilidade para aprender a utilizar o sistema rapidamente?
• Quais áreas têm métricas claramente definidas que podem ser implementadas com sucesso imediatamente?

Valide os dados

No mundo do BI, a integridade dos dados é crucial. O gerente do projeto de implementação do BI pode facilmente perder a confiança de seus usuários finais se os dados forem considerados imprecisos durante o lançamento inicial.

Logo, é importante passar um pente-fino nos dados vindos de soluções como ERP, CRM e outras, classificá-los corretamente, descartar o que não é útil etc.

Distribua gradualmente para seus departamentos

Em vez de tentar forçar toda a empresa a realizar uma mudança de paradigma completa de uma só vez, implantar o BI em alguns departamentos aos poucos pode ser uma escolha mais inteligente.

Certifique-se de que o lançamento seja suave e bem-sucedido. O boca a boca positivo sobre a implementação bem-sucedida e a utilidade da ferramenta pode deixar os outros departamentos empolgados e mais envolvidos quando seus turnos chegarem.

E então, você entendeu tudo o que uma solução de Business Intelligence pode fazer por sua empresa? Entre em contato com um dos nossos especialistas, nós vamos te ajudar!