Como melhorar o fluxo de processos com os portais corporativos?

Toda empresa tem objetivos e metas a cumprir. Para que isso seja feito, é preciso existir uma boa gestão, capaz de controlar recursos, tempo e pessoal, mas também é importante garantir que todos os colaboradores estejam alinhados. 

Com a devida comunicação entre os membros e um fluxo de informação mais organizado, o crescimento é viável. Para atingir esse nível, uma solução interessante é o uso de um portal corporativo.

Para conhecer melhor essa ferramenta e saber como ela coopera com a otimização de processos, a integração entre áreas e redução de custos, acompanhe este artigo.

O que é um portal corporativo?

Uma empresa é um organismo com diversas funções e responsabilidades. Dados e informações fluem por todos os seus setores e departamentos a todo momento. Além disso, ela é composta por um conjunto de mentes que se esforçam para garantir que os resultados sejam alcançados.

Para assegurar que essas pessoas dialoguem na mesma língua, os portais corporativos são recomendados. 

A ideia dos portais corporativos é semelhante ao que foi proposto com a intranet — um termo cunhado nos anos 90 para definir uma rede interna de comunicação em uma empresa.

Um portal geralmente é integrado a uma intranet, com o objetivo de concentrar informações sobre os processos e sobre os funcionários em um só lugar. Dessa maneira, possibilita o acesso a qualquer informação em qualquer momento. Isso ajuda na otimização do fluxo de dados dentro da organização.

As aplicações são várias. Desde a agregação de informações sobre os colaboradores contratados no setor de recursos humanos, biblioteca de documentos, bancos de imagens, até armazenamento de arquivos para gerenciamento de projetos. 

Vale lembrar que a implantação de uma ferramenta desse porte requer não somente a adoção da tecnologia, mas uma mudança cultural.

Quais as vantagens?

A seguir, vamos conhecer alguns benefícios dos portais corporativos.

Produtividade e agilidade

Um dos pontos que devem ser destacados acerca de um portal corporativo é o fato de que ele ajuda a aumentar a produtividade e a agilidade operacional. 

Afinal, com o fluxo de informação mais rápido, sem entraves no caminho, além da integração dos dados e a disponibilidade de documentos, é possível atender à demanda com a garantia de consistência e qualidade.

Caso um setor precise de algum arquivo de outro, por exemplo, é fácil encontrar. O compartilhamento é feito em tempo real, de forma rápida. Essas soluções também ajudam os gestores no monitoramento do cotidiano, o que auxilia no controle do tempo e do desempenho das equipes. 

Além disso, a automação de processos contribui para a eliminação de retrabalho e de gargalos produtivos, já que atribui para os sistemas computacionais algumas tarefas burocráticas e libera os funcionários humanos para funções mais cognitivas.

Como as máquinas não sofrem com interferência de questões humanas, como cansaço e fatores psicológicos, elas garantem precisão. Dessa maneira, a equipe interna consegue lidar com aumentos de demanda e com várias tarefas simultâneas.

Suporte à tomada de decisão

A concentração de dados relevantes e a integração que pode ser feita com outros softwares analíticos, como nas soluções fornecidas pela Microsoft, ajudam na tomada de decisão. 

Afinal, um dos grandes problemas para os gestores encarregados dessa função é a falta de clareza e transparência dos dados, bem como a confusão com relação ao que é realmente importante. 

Esse problema é atenuado com os portais corporativos. A visualização dos dados, dos indicadores e das métricas oferece insights e percepções importantes acerca do estado dos negócios. Assim, a liderança pode optar por ações estratégicas para atingir os objetivos.

Comunicação e colaboração

Outra grande vantagem é a melhoria na comunicação entre os colaboradores. As ferramentas corporativas incluem mecanismos de interação, como chats e fóruns, para que dúvidas sejam solucionadas e a assistência mútua seja incentivada no ambiente empresarial. 

Assim, é possível controlar melhor os documentos e dados também, bem como suprir melhor a necessidade de integração entre setores, o que é comum no dia a dia de qualquer companhia.

Isso facilita o treinamento de novos funcionários, já que eles dispõem de ferramentas para solução dos problemas que possam enfrentar. Além disso, os portais viabilizam a transmissão de informações e notícias entre os times de colaboradores, o que ajuda a manter todos conectados e alinhados.

Essa questão melhora também a orientação por parte dos profissionais de cargos mais altos. Para isso, ferramentas como o SharePoint da Microsoft otimizam o gerenciamento de projetos com o aumento da colaboração entre os membros.

Com essas soluções, a equipe fica mais integrada e tem acesso aos mesmos documentos para trabalharem juntos, com a possibilidade de controlarem as modificações com controles de versão, por exemplo.

Da mesma forma, esse tipo de aplicação aproxima pessoas de diferentes setores e áreas da empresa. Elas podem discutir, debater e interagir como em uma rede social, com o objetivo de alcançar melhores resultados. Com essa interação, o ambiente de trabalho se torna mais saudável e produtivo, com maior satisfação dos funcionários.

Gestão de conteúdos

É possível também organizar e classificar arquivos, de acordo com categorias definidas, o que favorece a visualização e o compartilhamento. Devido a isso, a gestão consegue maior segurança sobre os documentos importantes da organização.

Redução de custos

Em decorrência dos pontos citados, as empresas conseguem economizar mais e compensar seus investimentos com um maior retorno. Com a automatização de tarefas, por exemplo, é possível reduzir custos de pessoal, transtornos derivados de erros, falhas nos processos e problemas com clientes finais.

Já com o aumento da segurança, a companhia gasta menos com soluções de contingência e com prejuízos que podem ser causados por perda de dados. Ademais, um portal corporativo ajuda a economizar com o treinamento de colaboradores. 

Como é o processo de migração do SharePoint?

O SharePoint é a solução da Microsoft para portais corporativos, integração e administração de documentos e gestão de projetos. É um sistema muito utilizado e que vem ganhando novos recursos ao longo dos anos.

Uma das grandes dúvidas dos gestores que adotaram essa ferramenta é quanto à necessidade de atualização para a versão em nuvem. Até porque, caso opte por mudar, a empresa precisará passar por um processo de migração do sistema local para o virtualizado.

No caso de um portal web, antes de migrar, é preciso cuidado com o planejamento do conteúdo do site que será migrado e com os impactos desse procedimento.

Por exemplo, é preciso pensar sobre a indisponibilidade do portal no momento de migração. Os fluxos de aprovação e de processos automatizados da aplicação precisam ser migrados de forma precisa para evitar transtornos. Por isso, não é uma tarefa simples. Requer bastante cuidado.

Outra preocupação é com a segurança: as ações devem ser planejadas para evitar erros que coloquem em risco os dados.  

Ferramentas de migração do SharePoint

Para esse processo, há uma ferramenta própria do SharePoint, o SPMT, que migra dados de bibliotecas locais para aquelas que estão localizadas online. Por meio de um processo simples, o usuário define o local onde estão os dados e o destino. É possível também adicionar mais de uma fonte.

Nesse procedimento, existe ainda a opção de verificar se os documentos já existem no destino ou se houve modificação no meio da migração.

Há também a ferramenta Share Gate. Com ela, o usuário pode escolher entre copiar a estrutura inteira do site com um clique, copiar somente os arquivos específicos ou importar de um local determinado. Não há limite de transferência, e o sistema é rápido para instalar e para migrar.

Além destas ferramentas citadas, existem diversas outras opções no mercado que podem te ajudar. Saber qual utilizar é fundamental para o planejamento e execução do processo de migração, por isso é importante contar com o apoio de uma consultoria especializada para ajudar seu negócio neste processo.

As soluções que contribuem para a melhoria da comunicação, gestão e compartilhamento de arquivos no ambiente organizacional são fundamentais para garantir que os resultados sejam alcançados com processos ágeis e consistentes. Com eles, a gestão ganha a capacidade de monitorar tudo e tomar decisões adequadas para maximizar os benefícios e atenuar os problemas.

Agora que você já sabe mais sobre a função de um portal corporativo e sobre a migração do SharePoint, siga-nos nas redes sociais para saber das nossas novidades. Estamos no Facebook e no LinkedIn.