Nos últimos anos, diversas ferramentas tecnológicas robustas surgiram para otimizar a gestão empresarial. Com o crescimento da demanda e o aumento na complexidade dessa tarefa, o uso e investimento em soluções como portal corporativo e automação de processos tem se tornado essencial.

Por meio da aplicação dessas novas abordagens, é possível conseguir reduzir custos e modernizar as operações e melhorá-las, facilitando a administração e a tomada de decisão.

Para descobrir pontos relevantes acerca desse assunto, não deixe de conferir o artigo!

Para que serve um portal corporativo?

Os portais corporativos são usados para integrar informações e possibilitar o acesso aos dados empresariais a qualquer momento pelos funcionários. Estimula o crescimento com a estruturação e personalização de informações relevantes, cooperando com o monitoramento, visualização e com a tomada de decisões.

Esse tipo de sistema viabiliza a sintonia entre os membros das equipes internas, bem como o conhecimento da cultura e dos valores da companhia. Ademais, a administração consegue melhorar a comunicação entre os funcionários para troca de conhecimento e experiência. Assim, a transparência e a interatividade são melhoradas também.

O portal interno pode concentrado em informações destinadas ao acesso pelos colaboradores ou por clientes de fora. O objetivo é mapear e atender as principais necessidades da companhia para que os dados estejam disponíveis quando for preciso. Uma das vantagens dos portais corporativos é justamente a automatização de processos, o que discutiremos a seguir.

Por que é importante automatizar processos?

Na modernidade, as formas de trabalho evoluíram e as demandas também. Hoje em dia, não adianta somente focar no produto ou no serviço oferecido, mas é necessário atentar para a agilidade das operações e questões como custos e produtividade. Tudo isso influencia no desenvolvimento da empresa e afeta o seu posicionamento no mercado.

A automatização de processos consiste em usar computadores para realizar tarefas repetitivas e burocráticas, a fim de extrair alguns benefícios relacionados às questões mencionadas no parágrafo anterior e aproveitar melhor os recursos humanos. É um tema que está em alta atualmente.

Em uma pesquisa realizada pela Dell Technologies, 88% dos líderes de organizações brasileiras disseram acreditar que os trabalhadores e as máquinas estarão totalmente integrados nos próximos cinco anos. E 65% deles acreditam que utilizar automação ajuda a economizar tempo nas atividades.

Essas tecnologias estão invadindo diversos setores. Uma tarefa como a interação com o usuário, por exemplo, segundo a previsão da Gartner, será feita sem auxílio humano até 2020.

Veremos alguns benefícios específicos dessa estratégia, a seguir.

Agilidade e produtividade

Atividades burocráticas realizadas por seres humanos tendem a ser desgastantes e demoradas. Com o uso de softwares auxiliares, a administração consegue reduzir tempo para a realização dessas mesmas tarefas e liberar os funcionários para outras funções. Considerando que o ambiente interno é formado por processos que afetam outros, quando um fica mais rápido, os outros também são beneficiados.

Dessa forma, é possível otimizar o tempo desde o início das produções ao resultado. Ademais, mais agilidade permite que haja mais trabalho, portanto, isso favorece um aumento da produtividade.

Menos custos e erros

Outra das grandes vantagens é a redução de custos e erros. Com sistemas computacionais executando tarefas repetitivas, é preciso agregar mais precisão aos processos, pois as máquinas não são passíveis de falhas como os humanos são. Consequentemente, isso resulta em menos gastos com consequências de erros nas atividades internas.

Além disso, uma plataforma automatizada implica menos gastos com pessoal, com funcionários sendo alocados para funcionalidades estratégicas, e custos operacionais e administrativos, no geral. Segundo outra previsão da Gartner, a automação reduzirá 65%da necessidade de funcionários em centros de serviços compartilhados até 2020.

Para obter esses benefícios citados e otimizar a gestão, é importante contar com ferramentas de automação dos processos e organização do fluxo de trabalho, como as oferecidas pela plataforma de aplicações de uma das gigantes da tecnologia, a Microsoft.

Quais as vantagens da plataforma Microsoft?

A Microsoft é uma das grandes corporações que estão investindo em soluções empresariais interessantes que ajudam a gerar mais eficiência. Veremos algumas vantagens a seguir.

Rapidez

As soluções da Microsoft, como o Office 365, Sharepoint, Power BI, Flow, PowerApps, Planner, dentre outras, oferecem uma série de ferramentas versáteis e flexíveis, que resultam em mais rapidez e agilidade para os processos internos. Com mais organização do fluxo de trabalho e automatização, os entraves operacionais são eliminados e as atividades ficam mais fluidas.

Os softwares são hospedados na nuvem, o que garante uma performance mais rápida. A integração entre eles também é um benefício, pois facilita o fluxo de dados e faz com que tudo seja facilmente encontrado.

Inteligência integrada

Outra grande vantagem é o fato de que a empresa traz os benefícios da inteligência artificial para análise de dados, a fim de gerar previsões mais acertadas, mas também para a hospedagem dos softwares, para conseguir mais segurança. Com os elementos de sistemas cognitivos, a precisão nas decisões aumenta, pois os gestores dispõe de insights preciosos.

Segurança

A plataforma oferece maior segurança por conta da utilização da computação em nuvem, que inclui soluções de backups e recuperação de desastres. Com isso, os documentos e informações ganham uma camada extra de confiabilidade e robustez, o que evita dispêndios desnecessários para a companhia.

Quais as soluções de portal corporativo e automação de processos da plataforma Microsoft?

A seguir, citaremos algumas funcionalidades da plataforma Microsoft, tais como Sharepoint, Power Apps, Flow e PowerBI, e suas principais vantagens.

Sharepoint

O Sharepoint foca na criação de portais corporativos e intranets. Se o PowerApps é focado em aplicativos para smartphones e tablets, essa ferramenta possibilita que os funcionários criem sites para ajudar no gerenciamento de conteúdo empresarial. Entretanto, também é usada para administração de documentos e projetos, com a finalidade de aumentar a integração de informações e a disponibilidade.

Entre as aplicações, estão: integração de dados de recursos humanos, suporte de TI, departamento de vendas, gerenciamento de projetos -— com a funcionalidade de histórico de versões —, bancos de imagens e biblioteca de documentos. Outros exemplos são o uso para Business Intelligence e fluxos de trabalho, que permitem modelar e automatizar processos.

É vantajoso para colaboração entre funcionários, pois facilita o compartilhamento de documentos importantes e a comunicação interpessoal. Dessa forma, é possível criar coesão organizacional, com a reunião do conhecimento coletivo para ajudar nas decisões e no aumento da agilidade operacional. Veremos outras opções de APIs que se conectam com o Sharepoint.

PowerApps

Já o PowerApps é uma aplicação que possibilita a criação de aplicativos mobile de forma simples e intuitiva para que os funcionários tenham acesso interno às informações da empresa de forma integrada. Os apps são executados na web e em dispositivos Android e iOS e podem ser criados por usuários sem conhecimento prévio de programação. É possível também utilizar listas do Sharepoint como fonte de dados.

Flow

Com o Flow, os funcionários podem criar fluxos de trabalho para tarefas repetitivas, a fim de automatizar e agilizar os processos cotidianos. Funciona como um fluxograma de atividades, no qual uma leva à outra de forma determinística.

Como em um fluxo lógico, é possível ainda adicionar condições para que certas atividades sejam executadas. Isso implica maior integração dos dados e organização das tarefas internas para evitar erros humanos e problemas de produtividade. Ademais, se conecta com o Sharepoint e possibilita que fluxos sejam criados diretamente de informações da ferramenta.

PowerBI

PowerBI é um software robusto que tem como função a análise e o processamento de dados para extrair valor e insights para a tomada de decisão. O sistema permite a visualização dessas informações com gráficos e relatórios personalizáveis em dashboards organizados que facilitam a gestão e a colaboração.

Pode ser usado também para compreender dados do Sharepoint e compartilhá-los em diversas formas de visualização. Da mesma forma, os relatórios do PowerBI podem ser importados por projetos no Sharepoint.

Utilizar soluções empresariais para auxiliar na gestão é um imperativo hoje em dia devido ao aumento da complexidade da administração e à necessidade de mais organização, agilidade e menos custos. As ferramentas fornecidas pela plataforma Microsoft são bastante úteis e trazem uma série de vantagens conforme vimos neste artigo.

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