Power BI: o guia completo da ferramenta da Microsoft

Você pensa frequentemente em que estratégias podem ajudá-lo a reduzir custos na empresa e simplificar a rotina de trabalho dos seus colaboradores? Ferramentas como o Power BI da Microsoft são a solução!

O software, construído para integrar grandes bancos de dados com tecnologias que otimizam a visualização e análise deles, é um excelente parceiro para empresas que estão focadas na gestão de Data Driven.

O guia a seguir vai ajudá-lo a entender melhor a ferramenta, compreender em que áreas do negócio ela pode ser utilizada e descobrir os principais diferenciais do Power BI. Vamos lá?

O que é Power BI?

Criado em 2010, o “Project Crescent” foi a origem do Power BI. A ideia dos engenheiros da Microsoft era muito simples: colocar todos os recursos adicionais do Excel em um único lugar, para que usuários pudessem se valer de todos eles simultaneamente, com agilidade e utilizando uma interface mais amigável.

O Power BI não é exatamente um software novo. Boa parte de seus componentes já estão ou estiveram no mercado e o Power BI Desktop é apenas a adição mais recente à família. Alguns anos atrás, o Power Pivot era lançado pela equipe da Microsoft, com ferramentas como o PivotTable e o PivotChart. O sistema mais recente foi a maneira que a Microsoft encontrou de unificar todos os seus serviços de análise e processamento de dados em uma única ferramenta.

Isso é importante para que possamos entender que Power BI não é só um recurso de visualização de dados como o Tableau. Seu diferencial fazer integração de dados com muitas das fontes utilizadas diariamente pelos negócios e levar todo o trabalho para a nuvem, utilizando o ambiente do Azure, se assim a sua empresa desejar.

Nasce daí a versatilidade do sistema. Quer o usuário opte por importar planilhas ou por integrar um banco de dados inteiro a ele, a mesma agilidade e recursos de modelagem e análise estarão disponíveis. Caso ele deseje desenvolver soluções utilizando os recursos do Power BI, também encontrará essa funcionalidade na ferramenta, que funciona tanto como gerador de relatórios quanto condutor da tomada de decisão.

Podemos dividir os componentes do Power BI em:

• Power Query: recurso desenvolvido para combinar e transformar dados;
• Power View: a ferramenta de visualização da Microsoft;
• Power Map: o sistema 3D para visualizar dados espaciais;
• Power Pivot: um recurso de modelagem de dados;
• Power Q&A: a parte do sistema que responde a queries feitas em linguagem natural; e
• Power BI Desktop: que permite desenvolver soluções que utilizam todas essas tecnologias.

A Microsoft ainda disponibiliza o site do Power BI, em que é possível compartilhar informações e armazená-las na nuvem e os aplicativos mobile em que usuários podem aproveitar todos os benefícios do sistema no Android, no iOS e no Windows Phone.

Como ele funciona?

Usar o Power BI é bem simples. Há um fluxo comum de implementação que segue o roteiro:

• conectar os dados ao Power BI e criar um relatório;
• publicar os dados no Power BI Service para criar visualizações e construir seus próprios dashboards;
• compartilhar os dashboards com as partes interessadas; e
• visualizar e interagir com os dashboard, fazendo modificações e adaptações conforme necessário.

Com ajuda de uma consultoria todo esse trabalho pode ser terceirizado e a sua empresa recebe a solução planejada para cobrir todas as situações de uso que ela pode enfrentar.

É uma boa ideia conhecer os principais componentes do Power BI, afinal, você vai interagir com eles todos os dias: visualizações, conjuntos de dados, relatórios, painéis e blocos.

As visualizações são a representação em gráficos e mapas dos dados que são inseridos no Power BI. Elas são completamente personalizáveis, o que significa que a sua empresa pode inserir uma logo, modificar as cores do projeto e criar composições complexas para que os dados sejam absorvidos com rapidez.

Os principais conjuntos de dados são as planilhas e bancos de que o Power BI se alimenta para gerar visualizações. Eles podem ser constituídos de uma única fonte de dados ou de várias delas, que podem ser filtradas e combinadas conforme o usuário decidir.

Uma tabela que vem do seu Google Analytics e um arquivo do Excel podem constituir um único conjunto de dados.

É na área de relatórios que ficam os conjuntos de visualizações que você criou e que podem ser divididos em páginas. A partir dali eles se transformam em apresentações de dados que são direta ou indiretamente relacionados e servem a um propósito, como apresentar o número de vendas em um período e local.

São os painéis que permitem compartilhar um relatório ou uma visualização e eles são constituídos de apenas uma página que oferece insights sobre tudo que foi incluído na história que está tentando contar com aqueles dados. Já os blocos são uma única visualização dentro de um relatório ou de um painel e podem ser clicados e arrastados para que você os distribua melhor na página. Quem recebe um arquivo pode interagir com ele, redistribuindo a informação como achar melhor.

Quando se conecta o Power BI a um banco de dados Azure as informações contidas nos seus relatórios e visualizações são atualizadas e filtradas em tempo real, permitindo que o usuário acompanhe continuamente o que acontece em sua empresa. Com o software você consegue criar tudo do zero ou utilizar templates disponibilizados pela Microsoft para ajudá-lo a distribuir determinados tipos de informação.

Qual a importância de ser utilizado para tomadas de decisão?

Quer alguns motivos para começar a usar o software da Microsoft na sua organização? O processo de tomada de decisões e a descoberta de insights fica muito mais fácil com sistemas de Business Intelligence.

Eles modificam a maneira como a sua empresa lida com dados e orientam decisões para que gestores e colaboradores consigam mais previsibilidade nas ações que antes baseariam em percepções nem sempre suportadas pela realidade.

Especialistas em Data Science confiam na ferramenta para a tomada de decisões porque ela traz visibilidade para todas as ações do negócio, permite que todos os bancos de dados sejam integrados em um só lugar e que o passado da empresa influencie em seu futuro. Com algoritmos, esses profissionais criam predições (como a probabilidade de um usuário adquirir determinado produto) e tiram conclusões sobre as ações mais interessantes para o futuro de um negócio.

Saber se é hora de investir em uma tecnologia ou outra, entender como fidelizar um cliente e antecipar os lucros do próximo período são todas informações que ficam mais transparentes com soluções de BI.

Por isso, as decisões dentro das empresas são otimizadas e elas ganham previsibilidade e controle sobre variáveis antes desconhecidas e que influenciam bastante no resultado de cada ação.

Quais as principais vantagens?

Já parou para pensar quantas análises a sua empresa não consegue fazer utilizando exclusivamente o Excel? Empresas que ainda concentram todos os seus dados nesse software enfrentam grandes desafios para administrar os dados com que lidam todos os dias. Esse é um dos principais motivos para migrar para o Power BI.

A ferramenta oferece recursos para produzir relatórios e analisar informações de negócios que empoderam gestores e os ajudam a tomar decisões melhores.

O Power BI otimiza a visualização de dados e oferece, mesmo a aqueles usuários que ainda não estão familiarizados com o Business Intelligence, mais agência sobre as informações que impactam seus resultados. Entender o que está acontecendo em todos os departamentos da organização fica mais fácil e seus funcionários não têm que dedicar tantas horas a essa tarefa.

Compartilhar insights com outros colaboradores passa a ser uma tarefa bastante simples. Todavia, esses não são os únicos benefícios de usar o Power BI. Selecionamos cinco deles para que você conheça melhor as aplicações dessa aplicação.

Acesso a grandes grupos de dados

Com Power BI a sua empresa terá facilidade de acessar grandes grupos de dados, que podem ser combinados na forma de conjuntos. Os conjuntos, como já mencionamos, são associações entre mais que um banco ou mais que uma fonte (como uma planilha e uma base de dados SQL). Esse é motivo suficiente para migrar para o Power BI, que processa informações de várias fontes com rapidez e eficiência.

Pense, por exemplo, naqueles grupos de dados que não podem ser visualizados com o Excel porque são grandes demais. O Power BI integra todas as ferramentas que você poderia usar para visualizá-los com esse outro software da Microsoft, portanto, é a alternativa mais atraente para substituí-lo nessas situações.

Seus colaboradores, porém, terão muitos outros motivos para preferir processar dados, visualizá-los e analisá-los com Power BI. Eles não precisarão reduzir o tamanho dos bancos de dados com que lidam diariamente e poderão agregar todos eles a um painel unificado, que dá uma visão completa do negócio e auxilia na tomada de decisão em todas as áreas da empresa.

Interface de usuário intuitiva

Quando uma organização adota um novo software ela deve ter uma preocupação em mente: de quanto tempo os colaboradores precisarão para aprender a lidar com a nova ferramenta? Apostar em Power BI é economizar muito em treinamento e capacitação porque ele tem uma interface que não é apenas intuitiva, mas reconhecida por todos que conhecem o pacote Office.

Copiar a formatação de um dashboard para outro com o Format Painter que encontramos em outros softwares da Microsoft é bem fácil. Isso ajuda na hora de criar um branding consistente para apresentações e relatórios e salvá-lo para uso posterior, poupando bastante tempo na criação dos documentos.

Recursos de segurança avançados

Os dados que o seu negócio tem são valiosos e precisam ser protegidos de ameaças externas. Softwares como o Power BI têm recursos de segurança avançados, baseados no Azure, a plataforma de infraestrutura desenvolvida pela Microsoft.

Utilizando uma tecnologia conhecida como Azure Active Directory (Diretório Ativo do Azure, ou AAD) ele garante a segurança tanto da informação quanto de quem faz login no sistema. As entradas são autenticadas no serviço da plataforma e, então, essas informações são repassadas de maneira segura para o Azure sempre que for necessário acessar uma nova informação, para garantir a facilidade de uso do sistema.

Não é só isso que o AAD faz. Ele também protege as redes e os ambientes em que os dados são armazenados e adiciona segurança extra a tudo que é migrado para a infraestrutura de cloud computingda Microsoft.

Visualizações otimizadas para relatórios

O Power BI transforma você em um analista de dados, com visualizações ricas e painéis interativos que oferecem uma visão consolidada em tempo real de sua empresa. Para o analista por natureza, o Power BI Desktop fornece uma tela de forma livre para exploração de dados do tipo “arrastar e soltar”, bem como uma ampla biblioteca de visualizações interativas, criação simples de relatórios e publicação rápida no serviço do Power BI.

Ferramentas de dados na nuvem

É a nuvem, porém, que deixa o Power BI muito mais poderoso. O principal motivo são as funcionalidades da ferramenta que só funcionam na nuvem, como o compartilhamento de painéis com membros da equipe.

Com alguns dias de uso já será possível perceber que o self service de BI da Microsoft é melhor que os demais porque publica painéis e relatórios tanto para quem possui uma licença do serviço quanto para quem precisa apenas visualizar essas informações.

As análises construídas por uma empresa na solução de Inteligência de Negócios que utiliza são muito mais valiosas quando podem ser enviadas com facilidade para clientes e parceiros e editadas por colaboradores de onde quer que eles estejam. É a nuvem que permite que tudo isso aconteça.

Se com planilhas você precisaria redigir um e-mail, anexar um arquivo ou adicioná-lo a outro serviço de nuvem, no Power BI tudo isso é integrado e nativo. Bastam alguns cliques para enviar painéis para todos os envolvidos em um projeto.

Todavia, essas não são as únicas características do Power BI Service. Os insights rápidos, criados com algoritmos que rodam na nuvem, permitem ter uma noção melhor do que acontece no negócio em alguns segundos sem precisar investir na infraestrutura local.

É a nuvem também que permite que ferramentas como as queries em linguagem natural funcionem usando milhões de informações da internet para entender, em alguns minutos, exatamente sobre o que falamos e o que queremos saber ao fazer uma pergunta para o sistema.

Outro recurso incrível do Power BI para tornar o seu trabalho mais fácil são os alertas de e-mail. Toda vez que você criar um painel poderá receber notificações quando as suas KPIs forem atualizadas. Isso facilita não só o trabalho com dados, mas o acompanhamento contínuo deles, parte essencial do processo de tomada de decisão.

Quais áreas se beneficiam com ele?

Para saber se um software é uma boa ideia para a sua organização não há nada como entender as aplicações dele no dia a dia.

Por isso, elencamos alguns dos departamentos da sua empresa que mais se beneficiarão do Power BI e mostramos que tipos de resultados ele pode trazer para cada área do negócio.

Vendas

Os departamentos de Vendas enfrentam um desafio constante: produzir relatórios atualizados e precisos com dados de clientes, número de produtos vendidos e muitas outras informações. Essa tarefa, que já é complexa, torna-se ainda mais trabalhosa quando a área se expande. Quanto maior uma empresa, mais tempo ela perde configurando reports dessa natureza e menos seus profissionais podem dedicar esforços para, de fato, vender.

Um dos principais recursos dos sistemas de BI é dar visibilidade a essas informações e fazer com que seja mais fácil inseri-las nos sistemas. Tudo isso poupa não só tempo, mas também recursos que melhoram os indicadores de performance dos seus departamentos e mostram para a gestão o que é preciso fazer para otimizar as vendas e lucrar mais.

Marketing

Não há nada que afete mais o sucesso dos departamentos de marketing do que entender bem o cliente. Uma gestão de dados otimizada, oferece para essas equipes a possibilidade de visualizar o que os consumidores da empresa têm em comum e entender como explorar essas peculiaridades para conquistar novos leads.

Padrões de comportamento do consumidor, o que ele quer e precisa e que tipos de abordagem funcionam melhor são apenas algumas das descobertas que um sistema como o Power BI pode ajudar a sua empresa a fazer. Em setores como a Indústria Farmacêutica, são essas informações que apontam onde buscar clientes e que diferenciais explorar para cativá-los

Recursos humanos

Como a sua empresa acompanha a performance da equipe e que critérios fazem a diferença na hora de promover um colaborador ou aumentar a carga de trabalho dele? Monitorando todas as atividades da equipe, a performance e as KPIs que apontam os resultados obtidos pelos times e funcionários, o departamento de Recursos Humanos pode saber exatamente quando é hora de contratar mais pessoal, quem se destaca dentro da organização e que iniciativas podem ser tomadas para qualificar os resultados das equipes.

Financeiro

O departamento Financeiro de uma empresa não lida apenas com contas a pagar. Ele administra todo o planejamento para que um empreendimento gere lucro e mantenha-se em dia com as obrigações legais e trabalhistas.

É papel da equipe do Financeiro perceber oportunidades para cortar custos dentro do negócio e apontar maneiras de fazer isso. Com o Power BI, as áreas que não geram retornos o suficiente para a empresa, os produtos que ficam acumulados em seus armazéns por longos períodos de tempo e a constante troca de equipamentos por falta de manutenção podem ser percebidos rapidamente e mitigados.

Funcionando com mais eficiência, a sua companhia pode investir o que poupou em novas tecnologias, contratações e melhorias que alavancarão os resultados dela.

Como contratar corretamente esse serviço?

Acha que o Power BI é a solução mais indicada para a sua empresa e quer saber quanto custa implementá-lo com sucesso? A ferramenta de análises inteligentes da Microsoft tem uma versão gratuita, que você pode utilizar para conhecer melhor a ferramenta e verificar sua adequação ao seu negócio.

Empresas maiores, que necessitam de grandes implementações escaláveis devem buscar a ajuda de uma consultoria. Ela vai conseguir definir exatamente do que o seu negócio precisa, quanta capacidade vai utilizar, quantas atualizações poderá fazer no sistema, que tipos de relatórios receberá, em que região geográfica instalará sua implantação e com quem compartilhará os dados sem que precise adquirir licenças para cada um desses usuários.

Universidades e instituições governamentais contam com preços especiais para utilizar o Power BI e apenas na versão Pro é possível publicar conteúdo no Servidor de Relatório da Microsoft.

Cada modalidade de licenciamento do Power BI atende a necessidades específicas. Hoje, estão disponíveis quatro tipos de licenciamento para a ferramenta, que são:

• Free: versão gratuita do Power BI, para quem possui uma conta no Office 365. Não permite compartilhamento de painéis entre equipes e tem espaço limitado a 1 GB, sendo mais adequada para pequenas empresas;
• Pro: permite o compartilhamento de informações entre membros do seu time. Oferece 10 GB de armazenamento para que a sua empresa consiga administrar melhor as demandas de BI;
• Premium: uma oferta que permite compartilhar relatórios mesmo com usuários que não são licenciados no Power BI e ajuda negócios a trabalharem numa escala maior, com desempenho melhor e armazenamento de 50 GB; e
• Embedded: voltada para quem precisa inserir relatórios e painéis nas próprias aplicações. Nesta versão também é possível compartilhar relatórios mesmo com usuários que não são licenciados no Power BI.

O Power BI é uma ferramenta fácil de usar e que ajuda as empresas a introduzirem uma cultura analítica em suas rotinas. Com características de self-service BI e recursos que podem ser facilmente utilizados por todos os membros da organização, não só os especialistas do departamento de TI, o software será um grande parceiro para que a sua empresa obtenha melhores resultados com os dados obtidos.

Visualizações rápidas, integração com múltiplos bancos de dados e segurança para o compartilhamento de informações são apenas alguns dos motivos para se considerar o uso do sistema da Microsoft na sua organização. O futuro dos negócios está na análise de dados e com Power BI a sua organização pode sair na frente da concorrência.

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